Pogoji razstavljanja

1. Splošna določila

a) Prijava pomeni sprejem ponudbe. Izpolni jo razstavljavec v navedenem prijavnem roku (30.9.2025) preko spletne aplikacije.

b) Prijava je za razstavljavce pravno zavezujoča in nepreklicna.

c) Prijav s pridržki ali predlogi za spremembe pogojev prireditelj ne bo upošteval in sprejel.

d) Navedba podatka o razstavnem programu je pogoj za sodelovanje razstavljavca na prireditvi. Razstavljavec sme razstavljati le prijavljen razstavni program.

e ) Prireditelj si pridružuje izključno pravico do odločanja o sprejemu ponudb (prijav). Prireditelj prijav, prejetih po izteku roka, ni dolžan upoštevati.

f) Najmanjši razstavni prostor, ki ga razstavljavec lahko naroči, je 4m2 neopremljenega notranjega prostora.

g) S svojim podpisom dovoljujemo, da Timing Ljubljana naše zgoraj navedene podatke obdeluje v skladu z Zakonom o varstvu osebnih podatkov in sicer v svojih zbirkah in jih uporablja v naslednje namene: statistične obdelave, segmentacije udele­žencev, izpolnjevanja pogodbenih in zakon­skih obveznosti, pošiljanje ponudb, reklamnega materiala, publikacij in vabil na dogodke ter telefonsko, pisno in elektronsko anketiranje. Naše podatke lahko Timing Ljubljana obdeluje še 10 let po zadnji udeležbi na sejmu ali drugi prireditvi oz. do preklicne privolitve, če veljavna zakonodaja ne določa drugačnih rokov.

2. Dodelitev razstavnega prostora

Na prireditvi lahko razstavljajo domači in tuji razstavljavci, katerih razstavni izdelki in storitve ustrezajo programu prireditve. Trgovski zastopniki in uvozniki lahko razstavljajo izdelke podjetij, ki jih zastopajo. O pripustitvi razstavljavca na prireditev in o dodelitvi razstavnega prostora odloča prireditelj, ki razporeja razstavni prostor v korist prireditve. Prireditelj lahko zaradi optimizacije razstavnih površin dodeli prostor z manj odprtimi stranicami kot ga je naročil razstavljavec. Prireditelj si pridružuje pravico dodeliti do približno 30 % razstavnega prostora manj oziroma 10 % več. Vsako spremembo dodeljenega razstavnega prostora mora odobriti prireditelj. Prireditelj lahko premesti ali zapre tudi vhode in izhode iz dvoran in po potrebi opravi tudi druge spremembe razstavnega prostora. Če prireditelj razstavljavcu po sprejemu njegove prijave iz kakršnega koli razloga ne more dodeliti razstavnega prostora, ima razstavljavec pravico do vračila že plačanega zneska.

3. Odpoved prijave

Razstavljavec lahko odpove že sklenjeno prijavo samo s pisno izjavo. V tem primeru je dolžan plačati

• 50 % cene računa, če to prijavo odpove več kot 30 dni pred začetkom prireditve,
• 100 % cene računa, če to prijavo odpove manj kot 30 dni pred začetkom prireditve.

4. Plačilo 

Razstavljavec se obveže plačati najem razstavnega prostora  in ostale storitve, ki so dogovorjene in navedene v prijavi. DDV ni vključen v navedene cene in ga plača razstavljavec.

Po dostavi spletne prijave prireditelju razstav­ljavec pošlje predračun, ki ga mora v celoti poravnati v roku, ki je na njem naveden. Plačilo predračuna je pogoj za sodelovanje razstavljavca na prireditvi. Prireditelj se zavezuje izstavljati račune v skladu s pozitivno zakonodajo. V primeru zamude roka plačila lahko prireditelj zaračuna razstavljavcu zakonite zamudne obresti.

Razstavljavec lahko ugovarja računu pisno v 8 dneh po izstavitvi računa.

Če razstavljavec ugovarja samo za del računa, je nesporni del računa dolžan poravnati v roku in na način, ki je določen s to prijavo.

5. Potrditev dodelitve razstavnega prostora

Po prejemu plačila na podlagi izstavljenega pred­računa, prireditelj izstavi račun za predplačilo in s tem potrdi dodelitev razstavnega prostora.

6. Preklic dodelitve prostora

Prireditelj ima pravico zavrniti prijavo oziroma razveljaviti izdano potrdilo iz točke 6 te prijave zlasti v primerih:

• če je razstavljavec v času prijave v poravnalnem, stečajnem ali likvidacijskem postopku,
• če ima prireditelj do razstavljavca odprte terjatve iz preteklosti,
• če predmeti, ki naj bi bili razstavljeni na prireditvi, ne ustrezajo temi prireditve,
• če razstavljavec ne dostavi dokumentov (točka 14) na zahtevo prireditelja,
• če prijavo prejme po poteku prijavnega roka,
• če razstavljavec ne plača predračuna v navedenem roku.

7. Termin in kraj prireditve

Če se mora prireditev časovno premakniti, skrajšati, podaljšati ali prostorsko premestiti, razstavljavci nimajo pravice odpovedati sodelovanja ali zahtevati povračila škode.

8. Tehnični pogoji

Razstavljavci morajo na zahtevo prireditelja predložiti osnutke (projekte) postavitve in opreme svojih razstavnih prostorov, ki jih mora prireditelj potrditi pred začetkom montaže. Višina razstavnega prostora je lahko največ 250 cm. Za višji razstavni prostor je potrebno pisno dovoljenje prireditelja. Razstavljavec pri postavitvi razstavnega prostora ne sme posegati izven dodeljenega prostora.

9. Montaža, demontaža

Montaža in demontaža morata biti predhodno registrirani. Roke za montažo in demontažo, ki so napisani v »Navodilih za razstavljavce«, je potrebno dosledno upoštevati.

Pri prekoračitvi termina za demontažo je prireditelj upravičen pospraviti razstavni prostor in nastale stroške ter tveganje prenesti na razstavljavca. Po končani demontaži mora razstavljavec prostor, na katerem je razstavljal, vrniti v prvotno stanje. V nasprotnem primeru je dolžan razstavljavec povrniti prireditelju vso nastalo škodo.

Pri postavljanju in opremljanju razstavnih prostorov v času montaže, prireditve in demontaže mora razstavljavec oziroma njegov izvajalec predvsem upoštevati in ravnati v skladu:

• s predpisi s področja varnosti in zdravja pri delu,
• s požarnovarnostnimi predpisi,
• s splošnimi pogoji dela na sejmišču (objavljenimi na spletni strani prireditelja),
• z »Navodili za razstavljavce«, ki jih prejme ob dodelitvi razstavnega prostora.

Razstavljavec pred koncem prireditve ne sme od­straniti razstavnih predmetov (eksponatov) z raz­­stavnega prostora. Raz­stavni pros­tor sme razstavljavec predčasno zapustiti samo na podlagi pisnega dovoljenja prireditelja.

10. Jamstvo in zavarovanje

a) Prireditelj ne odgovarja za poškodbe, izgube, uni­če­nje ali odtujitve stvari razstavljavca oziroma njegovega izvajalca (razstavni predmeti, oprema in drugo), njunega osebja in tretjih oseb kakor tudi ne za poškodbe razstavljavca oziroma njegovega izvajalca, njunega osebja in tretjih oseb, nastale zaradi požara, viharja, toče, strele, loma, izliva vode, tatvine ali katerega koli drugega vzroka. Prireditelj ne odgovarja za poškodbe, izgube, uni­če­nje ali odtujitve stvari in poškodbe tretjih oseb, nastalih zaradi ravnanja razstavljavca oziroma njegovega izvajalca na razstavnem prostoru ozi­ro­ma sejmišču. Razstavljavec oziroma njegov izvajalec sklene ustrezna zavarovanja na svoje stroške.

b) Razstavljavec oziroma njegov izvajalec odgovarja za škodo in nesrečo, ki jo povzroči prireditelju in/ali tretji osebi na razstavnem prostoru oziroma sejmišču on sam ali njegovo osebje.

c) Prireditelj ne prevzema nikakršnega jamstva za vozila, ki jih na območju sejmišča in parkirišča pustijo razstavljavci, njihovi uslužbenci ali pooblaščenci oziroma njihovi izvajalci.

d) Razstavljavec ne sme oddati dodeljenega razstav­nega ali oglaševalskega prostora oziroma njego­vega dela tretji osebi.

V primeru kršitve si prireditelj pridržuje pravico dodatno zaračunati razstavljavcu 100% cene dode­ljenega razstavnega oziroma oglaševalskega prostora.

11. Predstavitve

Razstavljavec mora najkasneje 8 dni pred pričetkom prireditve pisno obvestiti prireditelja, ali bo imel na dodeljenem razstavnem prostoru kakršnekoli prireditve (npr. glasbeni nastop).

Prireditelj je upravičen po že izdanem pisnem dovoljenju omejiti ali prepovedati predstavitve, ki povzročajo hrup, umazanijo, prah, uhajanje plinov oziroma kako drugače ovirajo potek prireditve. Predstavitve lahko potekajo izključno na dodeljenem razstavnem prostoru razstavljavca.

12. Dejavnost razstavljavca – dokumenti

Prireditelj ima pravico, da pred potrditvijo dodelitve razstavnega prostora od razstavljavca zahteva predložitev:

• Obrtnega dovoljenja oziroma registracije z odločbo pristojnega organa, da so izpolnjeni z zakonom določeni pogoji za opravljanje dejavnosti.
• Ustreznega soglasja pristojnega zdrav­stvenega in veterinarskega inšpektorata, če bo razstavljavec na prireditvi opravljal promet z živili in s predmeti splošne rabe, degustacije živil ali demonstracijo predmetov splošne rabe oziroma gostinsko dejavnost.
• Dokazila o zavarovanju oseb in predmetov.

Prireditelj ima pravico odpovedati sodelovanje razstavljavca na prireditvi tudi, če le ta ne dostavi zahtevanih dokumentov.

13. Fotografiranje in risanje

Prireditelj ima pravico razstavne prostore in razstavljene predmete fotografirati, narisati ali posneti na filmski oziroma video trak in gradivo uporabiti za lastne potrebe ali za splošno uporabo. Razstavljavec se odpove vsem ugovorom iz naslova avtorskih pravic. Brez odobritve prireditelja razstav­nih prostorov ni dovoljeno fotografirati ali narediti njihove risbe oziroma jih posneti, izjema je le lasten razstavni prostor.

14. Čiščenje razstavnega prostora

Prireditelj skrbi za čiščenje sejmišča in hodnikov v dvoranah. Čiščenje razstavnih prostorov je dolžnost vsakega razstavljavca; po naročilu pa ga na stroške razstavljavca lahko prevzame prireditelj.

15. Sodišče

Prireditelj in razstavljavec bosta vse spore reševala sporazumno. Če do sporazuma ne bi prišlo, je za rešitev spora pristojno sodišče v Ljubljani.